FAQ: Workation als Homeoffice 2.0

Nach der langen Zeit der Lockdowns in denen Leben und Arbeiten bei vielen am Küchentisch stattfand, besteht bei vielen der Wunsch nach einem Tapetenwechsel. Zudem hat die Pandemie gezeigt, dass mobiles Arbeiten entgegen den anfänglichen Bedenken für viele Menschen gut funktioniert.

Ganz stark im Kommen daher: eine Symbiose aus Urlaub und Arbeit, auch genannt „Workation“.

Worauf Unternehmen achten sollten

Formuliert ein Arbeitnehmer den Wunsch seinen Urlaubsaufenthalt durch Remotework zu „verlängern“ oder wollen Unternehmen ihren Mitarbeitern als Benefit diese Möglichkeit anbieten, sollten vorher einige Punkte abgeklärt werden:

• Anwendbares Recht:

Hat eine geplante Workation keinen vorübergehenden Charakter mehr, also möchte ein Mitarbeiter für längere Zeit im Ausland verbleiben so kann das Auswirkungen auf das geltende Sozialversicherungs- und  auch aufs Steuerrecht haben. Beachten Sie: Soll die Workation innerhalb der EU stattfinden, so gilt unter folgenden Bedingungen deutsches Sozialversicherungsrecht:

1. entweder wird ein Viertel der ArbeitszeitFür fast alle Arbeitnehmergruppen gelten einheitliche gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit. Hierbei bezweckt das Arbeitszeitrecht die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer. Normiert werden z.B. die Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten und der Schutz des Sonntags sowie der gesetzlichen Feiertage als Tage der Arbeitsruhe. Mehr weiterhin in Deutschland verrichtet
2. oder sowohl der Sitz des Arbeitgebers wie auch der Hauptwohnsitz des Arbeitnehmers liegen in Deutschland

• weitere Fragen aus dem Arbeitsrecht:

  Treffen diese Bedingungen nicht zu oder wird die Workation im Nicht-EU-Ausland stattfinden, so ist die Rechtslage noch nicht abschließend geklärt. Derzeit gehen wir davon aus, dass das Recht des Tätigkeitsorts anzuwenden ist. Konsequenz wäre: die spezifischen Regeln und Vorschriften des Landes, z. B. zu Gehaltsanforderungen, ArbeitszeitFür fast alle Arbeitnehmergruppen gelten einheitliche gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit. Hierbei bezweckt das Arbeitszeitrecht die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer. Normiert werden z.B. die Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten und der Schutz des Sonntags sowie der gesetzlichen Feiertage als Tage der Arbeitsruhe. Mehr und Entsendevorschriften, sind zu beachten.

• Arbeitserlaubnis und Einreisebestimmungen:

  Wer ohne Arbeitserlaubnis im Ausland arbeitet macht sich zivil- und strafrechtlich haftbar.

• ArbeitsvertragDer Arbeitsvertrag bildet das Fundament des Arbeitsverhältnisses. Er ist ein privatrechtlicher gegenseitiger Vertrag, durch den sich der Arbeitnehmer zur Leistung von Arbeit unter Leitung und nach Weisung des Arbeitgebers und der Arbeitgeber zur Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet. Mehr:

Zudem sollte der ArbeitsvertragDer Arbeitsvertrag bildet das Fundament des Arbeitsverhältnisses. Er ist ein privatrechtlicher gegenseitiger Vertrag, durch den sich der Arbeitnehmer zur Leistung von Arbeit unter Leitung und nach Weisung des Arbeitgebers und der Arbeitgeber zur Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet. Mehr angepasst werden und das selbst wenn im Vertrag eine Klausel zum mobilen Arbeiten enthalten ist. Meist bezieht sich diese nämlich auf einen Arbeitsort in Deutschland. Ist dies der Fall, so sollte eine entsprechende Zusatz- oder Änderungsvereinbarung abgeschlossen werden.

• ArbeitszeitFür fast alle Arbeitnehmergruppen gelten einheitliche gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit. Hierbei bezweckt das Arbeitszeitrecht die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer. Normiert werden z.B. die Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten und der Schutz des Sonntags sowie der gesetzlichen Feiertage als Tage der Arbeitsruhe. Mehr:

  Auch stellt sich die Frage, wann ein Arbeitnehmer arbeiten soll, wenn sein Reiseziel etwa auf der anderen Seite des Globus liegt.

• Betriebsstätte:

  Besonders aufpassen sollten Unternehmen beim Risiko einer Betriebsstättengründung im Ausland. Diese geht mit weitreichenden administrativen Verpflichtungen einher.  Häufig muss dann vom Arbeitgeber etwa die Lohnsteuer einbehalten oder es muss eine entsprechende Gehaltsabrechnung für das Ausland erstellt werden. Die vermeintlich einfache Möglichkeit, per Notebook überall auf der Welt zu arbeiten, erhöht für Unternehmen das Risiko der unbeabsichtigten Begründung und auch Steuerbehörden in Deutschland wie im Ausland sind für das Thema sensibilisiert.

• Einkommensteuer/Lohnsteuer:

  Arbeitnehmer können Einkommensteuerverpflichtungen auslösen, wenn sie im Ausland tätig sind. Zudem kann sich der Arbeitgeber lohnsteuerpflichtig machen.

• Sozialversicherung:

  Noch nicht wirklich geklärt sind die Fragen zur Sozialversicherungspflicht. Können freiwillige Aufenthalte im Ausland weitere Sozialversicherungspflichten auslösen? Welchen Auswirkungen hat das auf die Versorgung im Krankenfall. Haben Arbeitnehmer regulären Zugang zu den Leistungen der Krankenversicherung?

• DatenschutzFür jede Erhebung von personenbezogenen Daten von Kunden greift die Verpflichtung, diese entsprechend der Vorgaben der DSGVO über die Verarbeitung und Speicherung der Daten zu informieren. Mehr:

Wie auch schon im Homeoffice sollten sich Unternehmen auch bei der Remote-Work im Ausland um die Einhaltung des Datenschutzes kümmern.

Fazit: Das Konzept Workation steckt noch in den Kinderschuhen

Aktuell steht das Arbeitsmodell Workation noch an seinem Anfang. Bevor Arbeitnehmer ihre Koffer packen, sollten daher alle Detailfragen geklärt sein um böse Überraschungen zu vermeiden. Remote-Pioniere sollten daher frühzeitig rechtliche und organisatorische Aspekte am besten von einem Anwalt prüfen lassen. Dann ist ein reibungsloser Ablauf gewährleistet und die Workation kann beginnen.

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