Tatort Arbeitsplatz: Zugriff auf Mitarbeitermails

Wer kennt es nicht: Während des Urlaubes, einer Kur oder langen Erkrankung möchte ein Arbeitgeber die E-Mails des Mitarbeiters einsehen.

In diesem Fall muss der Arbeitgeber jedoch einige Regeln berücksichtigen.

Ist die private Nutzung des Accounts nicht von vorneherein verboten, ist es mit dem Einsichtsrecht des Arbeitgebers sehr schwierig. Bei einem Verbot der privaten Nutzung kann es der Arbeitgeber hingegen leichter haben, in die E-Mails einzusehen.

Nach einer aktuellen Entscheidung des LAG Berlin-Brandenburg wurde nun entschieden, dass der Arbeitgeber dann auf E-Mails zugreifen kann, wenn er sich an die Regeln einer mit dem Betriebsrat abgeschlossenen Betriebsvereinbarung hält und den Datenschutzbeauftragten mit involviert hatte.

Falls Sie auf den E-Mail-Account eines lange Zeit abwesenden Mitarbeiters zugreifen müssen, sollten Sie folgende Spielregeln beachten:

1. Versuchen Sie zunächst mit dem Mitarbeiter in Kontakt zu treten, damit er einwilligt.

2. Klären Sie, ob ein Einsichtsrecht sich möglicherweise aus einer Betriebsvereinbarung ergibt.

3. Prüfen Sie kritisch, ob ein wirklicher Bedarf für die Einsicht besteht.

4. Informieren Sie den Betriebsrat und einen Datenschutzbeauftragten.

5. Sichten Sie keine erkennbar privaten Mails sondern ausschließlich geschäftliche E-Mails.

6. Ziehen Sie nach Möglichkeit den betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder ein Betriebsratsmitglied hinzu.

7. Protokollieren Sie die Öffnung der Mail.

Für weitere Informationen steht Ihnen jederzeit und gerne zur Verfügung Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Volker Görzel, Köln.