Die Arbeit im Homeoffice ist fester Bestandteil der modernen Arbeitswelt geworden. Damit gehen jedoch erhebliche Herausforderungen im Bereich des Datenschutzes einher. Arbeitgeber sind verpflichtet, auch bei mobiler Arbeit den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen und geeignete Vorkehrungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu treffen.

Rechtliche Anforderungen an den Datenschutz im Homeoffice

Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten jederzeit vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder unbeabsichtigter Vernichtung geschützt werden müssen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Dies gilt nicht nur am Arbeitsplatz im Unternehmen, sondern auch für das Homeoffice. Arbeitgeber müssen daher technische und organisatorische Maßnahmen implementieren, um Datenschutzverstöße zu verhindern.

Nutzung von Arbeitsgeräten und Speichermedien

Beschäftigte dürfen im Homeoffice ausschließlich vom Arbeitgeber bereitgestellte Hard- und Software verwenden. Die Speicherung von Unternehmensdaten auf privaten Speichermedien wie externen Festplatten oder ungesicherten USB-Sticks ist unzulässig. Stattdessen sollte der Zugriff über eine gesicherte IT-Infrastruktur des Unternehmens, beispielsweise mittels VPN, erfolgen. Falls eine lokale Speicherung unvermeidbar ist, muss eine angemessene Verschlüsselung gewährleistet sein. Zudem sollten lokal gespeicherte Daten zeitnah auf die Unternehmensserver übertragen werden.

Umgang mit Papierdokumenten

Auch im Homeoffice gilt: Der Ausdruck personenbezogener Daten sollte auf das Nötigste beschränkt werden. Falls Dokumente ausgedruckt werden, sind diese nach Gebrauch unverzüglich zu vernichten. Verfügt ein Beschäftigter nicht über einen datenschutzkonformen Aktenvernichter, muss die Vernichtung zu einem späteren Zeitpunkt im Unternehmen erfolgen. Eine Entsorgung von sensiblen Unterlagen im Hausmüll ist unzulässig.

Schutz vor unbefugtem Zugriff

Arbeitnehmer sind verpflichtet sicherzustellen, dass Dritte keinen Zugriff auf dienstliche Daten erhalten. Familienmitglieder oder Mitbewohner dürfen weder Einsicht in Unterlagen erhalten noch den Bildschirm einsehen können. Idealerweise erfolgt die Arbeit in einem separaten Raum. Wird der Arbeitsplatz vorübergehend verlassen, sollte der Computer gesperrt oder heruntergefahren werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Meldepflicht bei Datenschutzverstoßen

Datenschutzverletzungen, insbesondere der unbefugte Zugriff auf personenbezogene Daten, sind umgehend dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens zu melden. Dieser entscheidet über das weitere Vorgehen und prüft, ob eine Meldepflicht gegenüber den Aufsichtsbehörden oder betroffenen Personen besteht.

Richtlinien zum Datenschutz im Homeoffice

Zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben sollten Unternehmen klare Richtlinien zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Homeoffice aufstellen und ihre Mitarbeiter regelmäßig sensibilisieren. Je nach Sensibilität der verarbeiteten Daten kann es zudem erforderlich sein, eine Datenschutzfolgeabschätzung durchzuführen, bevor Mitarbeiter ins Homeoffice entsandt werden.

Fazit

Datenschutzverstöße im Homeoffice lassen sich durch klare Vorgaben, technische Sicherheitsmaßnahmen und Sensibilisierung der Mitarbeiter vermeiden. Unternehmen sollten diese Aspekte in ihre Datenschutzstrategie integrieren, um rechtliche Risiken zu minimieren und den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Haben Sie ein rechtliches Problem oder eine Frage? Sprechen Sie uns an!

Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit einem Rechtsanwalt aus unserem erfahrenen Team aus Fachanwälten für Arbeitsrecht.