Die Digitalisierung verändert viele Unternehmensprozesse – auch die Gehaltsabrechnung. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat entschieden, dass Arbeitgeber Entgeltabrechnungen digital bereitstellen dürfen. Dies erleichtert eine effizientere und nachhaltigere Personalverwaltung. Dabei sind jedoch arbeitsrechtliche Vorgaben zu beachten, insbesondere die Mitbestimmung des Betriebsrats sowie die Berücksichtigung berechtigter Arbeitnehmerinteressen.

Hintergrund: Streit um die digitale Gehaltsabrechnung

Eine Arbeitnehmerin hatte ihren Arbeitgeber auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform verklagt. Der Arbeitgeber stellte die Abrechnungen ausschließlich in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach bereit – eine Praxis, die auf einer Betriebsvereinbarung mit dem Konzernbetriebsrat beruhte. Die Klägerin war jedoch der Auffassung, dass sie ein Recht auf eine klassische Papierabrechnung habe, da sie der digitalen Form nicht zugestimmt hatte.

BAG-Urteil: Elektronische Abrechnung ist zulässig

Das Bundesarbeitsgericht entschied nun, dass Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen grundsätzlich digital zur Verfügung stellen können. Dabei berief es sich auf § 108 Abs. 1 GewO, der die Textform für Entgeltabrechnungen vorschreibt.

Das Gericht stellte klar, dass die gesetzliche Textform gerade keine Schriftform erfordert. Während die Schriftform eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur verlangen würde, genügt es für die Textform, dass die Erklärung in einer dauerhaften, lesbaren Form abgegeben wird. Dies kann beispielsweise in einer E-Mail, einer PDF-Datei oder durch Bereitstellung in einem digitalen Postfach erfolgen. Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer die Abrechnung speichern und ausdrucken kann.

Eine physische Übergabe des Dokuments in Papierform ist somit nicht erforderlich. Der Arbeitgeber erfüllt seine Pflicht zur Gehaltsabrechnung bereits dadurch, dass er die Abrechnung in einem elektronischen Postfach bereitstellt, aus dem der Arbeitnehmer sie jederzeit abrufen kann.

Wahrung der Interessen der Arbeitnehmer

Das Gericht stellte jedoch klar, dass die berechtigten Interessen der Arbeitnehmer zu berücksichtigen sind. Wer keinen Zugang zu einem digitalen Mitarbeiterpostfach hat oder technisch nicht in der Lage ist, seine Abrechnung elektronisch abzurufen, muss die Möglichkeit erhalten, sie im Betrieb einzusehen oder auszudrucken.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Das BAG betonte zudem, dass die Einführung digitaler Gehaltsabrechnungen der Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegt. In dem vorliegenden Fall basierte die digitale Bereitstellung der Abrechnungen auf einer Konzernbetriebsvereinbarung. Allerdings war noch zu klären, ob die Zuständigkeit tatsächlich beim Konzernbetriebsrat oder bei den einzelnen Betriebsräten liegt. Daher wurde der Fall zur erneuten Prüfung an die Vorinstanz zurückverwiesen.

Was bedeutet das Urteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Für Arbeitgeber bedeutet die Entscheidung eine erhebliche Erleichterung bei der Digitalisierung von HR-Prozessen. Unternehmen können Entgeltabrechnungen künftig digital bereitstellen, sollten aber die folgenden Punkte beachten:

• Die Mitbestimmung des Betriebsrats muss gewährleistet sein.
• Arbeitnehmer ohne digitalen Zugang müssen eine Alternative zur Einsichtnahme oder zum Ausdruck erhalten.
• Betriebsvereinbarungen zur digitalen Abrechnung sollten rechtlich überprüft werden.

Für Arbeitnehmer bleibt der Anspruch auf eine transparente und leicht zugängliche Entgeltabrechnung bestehen. Sollte es technische oder persönliche Hürden geben, haben sie das Recht auf Unterstützung durch den Arbeitgeber.

Fazit

Das BAG schafft mit dieser Entscheidung einen klaren rechtlichen Rahmen für digitale Gehaltsabrechnungen. Unternehmen können ihre Prozesse weiter digitalisieren, müssen jedoch sicherstellen, dass die Interessen der Belegschaft gewahrt bleiben. Eine enge Abstimmung mit dem Betriebsrat ist dabei unerlässlich.

Arbeitgeber, die digitale Gehaltsabrechnungen einführen oder optimieren möchten, sollten sich rechtzeitig mit den arbeitsrechtlichen Vorgaben auseinandersetzen. Unsere Kanzlei berät Sie gerne zu den rechtlichen Rahmenbedingungen und unterstützt Sie bei der Umsetzung einer rechtssicheren Lösung. (BAG, Urteil v. 28.1.2025, 9 AZR 487/24)

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