Workation: Was muss von Arbeitgebern und Arbeitnehmern beachtet werden?

Seit der Pandemie wird das arbeiten von zuhause aus, das Homeoffice bei Arbeitnehmern immer beliebter. Aber auch das Arbeiten im Urlaub, die sogenannte Workation ist in den letzten Jahren zum Trend geworden. Der Begriff Workation setzt sich aus den englischen Begriffen „Work“ und „Vacation“ zusammen und beschreibt eine neue Urlaubsform, das Arbeiten im Urlaub. Noch hat dieser Begriff im deutschen Arbeitsrecht wenig Fuß gefasst und ist deswegen kaum geregelt. Regelungen auf der Basis von Leitlinien der Rechtsprechung sind jedoch in kürze wegen einiger laufender Gerichtsverfahren zu erwarten.

Bis dahin sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Arbeit im Ausland mit klaren vertraglichen Vereinbarungen regeln.

Die arbeitsrechtliche Regelung ist abhängig von Dauer und Urlaubsland der Workation

Unterschiede bei der Beurteilung von Homeoffice im Ausland und Workation sind insbesondere von der Länge und dem Land abhängig in dem der Auslandsaufenthalt durchgeführt wird.

Ist die Workation kürzer als vier Wochen gibt es kaum Handlungsbedarf. Bei einer kurzen Workation muss zum Beispiel der Arbeitsort von Deutschland zum Urlaubsort nicht geändert werden. Trotzdem muss überprüft werden, ob das Arbeiten im jeweiligen Land für den Arbeitnehmer legal ist. Unter Umständen muss bereits auch bei einer kurzen Workation ein Aufenthaltstitel oder eine Arbeitserlaubnis eingeholt werden.

Befindet sich der Urlaubsort in der EU stellt dies kein Problem wegen der Freizügigkeit für EU-Bürger da. Aber auch bei einer Workation im EU-Ausland müssen die dort geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften wie zum Beispiel Pausenregelungen beachtet werden.

Die Sozialversicherung von Arbeitnehmern muss gewährleistet sein

In den meisten Fällen ist die Workation von Arbeitnehmern selber gewünscht und stellt daher keine Entsendung dar. Deswegen muss zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und der zuständigen Krankenversicherung eine Regelung über die Sozialversicherung des Arbeitnehmers getroffen werden. So können Probleme mit der sozialen Absicherung vermieden werden, wenn keine Entsendung vorliegt.

Seit 2021 werden nun auch von Sozialversicherungsträgern die Workations als eine Entsendung angesehen. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer auch bei einer Workation weiter versichert sind. Ein dafür erforderlicher Antrag sollte vom Arbeitgeber vor dem Urlaub gestellt werden, um die Sozialversicherung des Arbeitnehmers im Ausland zu gewährleisten.

Zeitlich begrenztes Arbeiten im EU-Ausland stellt meistens keine Probleme da

Wenn Arbeitnehmer eine Workation machen wollen, die länger als vier Wochen ist, muss schon mehr beachtet werden. Auch in diesem Fall kommt es wieder auf die konkrete Dauer und das Reiseland an. Auch hier ist das Arbeiten im EU-Ausland, dem EWR und der Schweiz weitestgehend unproblematisch, wenn die Workation zeitlich begrenzt weniger als sechs Monate dauert. Trotzdem müssen auch in diesen Ländern steuerrechtliche Sonderregeln beachtet werden.

In manchen Fällen will von Arbeitnehmern die Workation außerhalb dieser Gebiete durchgeführt werden. Ist dies der Fall müssen die Gegebenheiten des Einzelfalls beachtet werden. Zum Beispiel können sich aus der Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers je nach Reiseland Besonderheiten ergeben. Dabei darf trotz des im Vordergrund stehenden Urlaubs, nicht vergessen werden, dass im Ausland Arbeitsleistungen erbracht werde. Dies kann zu Schwierigkeiten bezüglich des Aufenthaltstitel führen, sodass Arbeitnehmer unter Umständen illegal im Ausland arbeiten. Oft können längere Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse nur erlangt werden, wenn Unternehmen auch eine Tochtergesellschaft im Urlaubsland haben, sodass auf eine Entsendung zurückgegriffen werden kann.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten Zusatzvereinbarungen treffen

Viele Arbeitnehmer stellen sich aufgrund der weiteren Bekanntmachung von Workations die Frage wie diese Situation vertraglich geregelt werden soll. Dabei empfiehlt es sich für viele arbeitsvertragliche Zusatzvereinbarungen über Workations zu treffen. Wann es sich lohnt Zusatzvereinbarungen zu treffen ist maßgeblich abhängig vom konkreten Einzelfall. Besonders empfehlenswert ist es eine Vereinbarung zu treffen, wenn die geplante Workation länger als ein Monat dauern soll. Bei vertraglichen Zusatzvereinbarungen sollte besonders auf die Regelung von sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Aspekten geachtet werden.

Außerdem muss festgehalten werden, welches Arbeitsrecht für den Arbeitnehmer gilt. Grundsätzlich findet das Arbeitsrecht des Landes Anwendung, in welchem der Arbeitnehmer den gewöhnlichen Aufenthalt hat. Ist die Arbeit im Homeoffice im Ausland lediglich vorrübergehend geplant, ist die Rechtswahl des Arbeitsrechts nicht problematisch.

Dauerhaftes Homeoffice im Ausland ist nur schwer zu regeln

Der komplexeste Fall des Homeoffice im Ausland ist das dauerhafte Auswandern des Arbeitnehmers, wodurch der vorrübergehende Charakter verloren geht. Ist der Arbeitnehmer ausschließlich im Ausland tätig, liegt der gewöhnliche Aufenthaltsort, gewöhnliche Arbeitsort und der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses ebenfalls im Ausland. In diesem Fall sind zusätzliche Vereinbarung über die Rechtswahl des deutschen Arbeitsrechts nicht allein ausreichend. Das stellt in vielen Fällen ein sehr hoher Aufwand für Arbeitgeber da. Aus diesem Grund entscheiden sin in solchen Fällen viele Unternehmen die Arbeitnehmer als Freelancer in Auftraggeber-Vereinbarungen arbeiten zu lassen. Das geht jedoch auch nur unter den arbeitsrechtlichen Bedingungen des Beschäftigungslandes, sodass es zu keiner Scheinselbstständigkeit kommt.

Das Homeoffice im Ausland sollte frühzeitig geregelt werden

Arbeitnehmer haben allgemein kein Recht auf das Homeoffice im Ausland oder eine Workation. Wenn Arbeitnehmer die Arbeit im Ausland zulassen, sollte diese genau zwischen den Vertragsparteien durch Zusatzvereinbarungen geregelt werden. Vor allem sollte eine Regelung über etwaige zeitliche Begrenzung und die Rechtswahl getroffen werden im Hintergrund der arbeits- und aufenthaltsrechtlichen Bedingungen des Reiselandes.

Der Umfang der Zusatzvereinbarungen ist immer abhängig von der Dauer des Aufenthaltes. Eine Rechtswahl des deutschen Arbeitsrechts ist einfacher, wenn die Tätigkeit im Ausland nur vorrübergehend ist und der Schwerpunkt der Arbeitstätigkeit dabei im Ausland bleibt.

Auch steuerrechtliche Auswirkungen können geringgehalten werden, wenn er Auslandsaufenthalt nur vorrübergehend ist, sodass der Wohnsitz in Deutschland erhalten bleibt.

Zusammenfassend bedarf das Thema des Homeoffice im Ausland viel Planung und je nach Einzelfall auch Zusatzvereinbarungen. So kann möglichen Problemen wegen der Änderung des Sachverhaltes und der bisherigen Planung entgegengewirkt werden.

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