Einladungen und Geschenke von Geschäftspartnern. Was ist erlaubt, was tabu?

Einladungen und Geschenke von Geschäftspartnern oder deren Gewährung ist nicht nur in der Weihnachtszeit ein Thema, mit dem Unternehmen und Freiberufler regelmäßig in Berührung kommen. Wie vermeidet man Compliance-Verstöße und daraus resultierende Probleme bei Zuwendungen im Geschäftsverkehr?

Wertgrenzen für Zuwendungen

Sowohl national als auch international geben Anti-Korruptions-Gesetze keine klar definierten Wertgrenzen für die Annahme oder Gewährung von Zuwendungen im Geschäftsverkehr vor. Viele Unternehmen legen daher in ihren Compliance Richtlinien selbst Wertgrenzen in Bezug auf die interne Zulässigkeit von Geschenken, Einladungen oder sonstigen Zuwendungen im Umgang mit Geschäftspartnern fest. Dabei reicht die Bandbreite von „Null-Toleranz-Grenzen“ (es dürfen gar keine Zuwendungen angenommen oder gewährt werden) über Wertgrenzen (angeknüpft an die steuerlichen Sachbezugsfreigrenzen) bis hin zu individuellen Wertgrenzen (hier müssen die Vorgesetzten bzw. Compliance-Verantwortlichen ihre Genehmigung erteilen, sofern der Wert überschritten wird).

Kernkriterien: Zeitpunkt, Häufigkeit und Angemessenheit

Anstelle von Wertgrenzen verfolgen manche Unternehmen auch den Ansatz, eine Compliance-Prüfung nach den folgenden Kriterien vorzunehmen:

  • Zeitpunkt

Je enger der zeitliche Zusammenhang mit laufenden oder bevorstehenden Projektvergaben/Vertragsabschlüssen ist, desto vorsichtiger sollte man mit Zuwendungen umgehen.

  • Häufigkeit

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn sich Einladungen oder Geschenke von Geschäftspartnern häufen, je näher Entscheidungen über Projektvergaben/Vertragsabschlüsse rücken.

  • Angemessenheit

Neben dem Wert einer Einladung zählt außerdem, ob die Zuwendung im Kontext der Situation sozial üblich ist sowie die lokalen Gegebenheiten und hierarchische Stellung von Zuwendendem und Empfänger. So wird beispielsweise die Einladung eines Kunden in eine schlichte Pizzeria anders bewertet als eine Einladung in ein teures Sterne-Restaurant. Zuwendungen von Geschäftsführer zu Geschäftsführer dürfen generell eine höhere Wertkategorie aufweisen als solche zwischen Mitarbeitern.

Praxis-Beispiel: Als angemessen werden in der Regel kleinere Zuwendungen geringen Werts angesehen, z.B. eine Tasse Kaffee, die Teilnahme am Mitarbeiter-Buffet sowie kleinere Werbegeschenke (z-B. Kugelschreiber, Feuerzeuge, Wandkalender).

Praxistipp: Die gesetzlichen Vorgaben an die Gewährung von Zuwendungen an Amtsträger sind wesentlich strenger als bei Unternehmen. Es empfiehlt sich daher bereits im Vorfeld bei diesen nachzufragen, ob geplante Einladungen genehmigt werden. Im Zweifel sollte auf jegliche Zuwendungen an Amtsträger verzichtet werden.

Beleg und Dokumentation von Zuwendungen

Jegliche Einladungen an Dritte mit geschäftlichem Bezug müssen in Büchern und Aufzeichnungen transparent belegt und dokumentiert werden.

Bei überraschenden Zuwendungen, die als unangemessen eingestuft werden, ist abzuwägen, ob die Zuwendung noch im Nachgang mit Hinweis auf die unternehmenseigenen Compliance-Vorgaben zurückgegeben werden kann, ohne dass die Geschäftsbeziehung nachhaltig geschädigt wird. Alternative Lösungen:

  • Spende von Zuwendungen an wohltätige Organisationen
  • bei Lebensmittelgeschenken gemeinsamer Verzehr in der Abteilung
  • bei Geschäftsessen: Jede Partei sollte ihre Rechnungen selbst bezahlen

5 Compliance Regeln bei Geschenken:

  1. Kleine Give-aways (Werbeartikel) sind in der Regel in Ordnung
  2. Keine Geschenke an die private Adresse
  3. Keine Geldgeschenke oder Gutscheine
  4. Keine Geschenke im Rahmen einer Vertragsanbahnung
  5. Besondere Vorsicht bei Amtsträgern

Praxistipp

Sofern keine festen Wertgrenzen in Ihrem Unternehmen vorgegeben sind, hören Sie zunächst auf ihren „inneren Kompass“, ob sie die Zuwendung als „compliant“ oder „non-compliant“ einstufen. Ziehen Sie die Compliance-Verantwortlichen Ihres Unternehmens zurate, um die weitere Vorgehensweise abzustimmen. Um Strafbarkeits-Risiken zu vermeiden, verhalten Sie sich stets so, dass für Außenstehende niemals der Eindruck entstehen kann, dass hierdurch Ihre Unabhängigkeit bei geschäftlichen Entscheidungen beeinflusst werden könnte oder, falls Sie selbst einladen oder Geschenke machen, die Ihrer Geschäftspartner.

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